Incompetence or Rip-off?

[Update Monday, Aug. 19]
A mistake it was.
One of these incidents that make a human bookkeeper in a dark, dusty back office look really good. At the end of the day, the payment provider has not responded, the company that uses their billing service did in a wonderful and friendly way. 

Lessons learned?
Google is your friend.
Swanky company web pages about how good the company is are still not worth the bytes used.
If you send out invoices that look like straight out of con men city, at least make sure they do not arrive on a weekend, otherwise your mistake can end up on the internet in a heartbeat.
[End of update]

A guest post by J.S.

On 17 August 2013, we received an invoice from German medical billing service RZH Rechenzentrum für Heilberufe GmbH. They claim the invoice is sent on behalf of a customer of theirs, a company called ORMED GmbH.

The invoice is for 9.04 Euros as co-payment for "medical supplies".

There are several issues with this invoice:

1) Neither the exact type of the "supplies", nor the date of delivery are anywhere to be found on the two pages the invoice comprises. Both were scanned in and added below. We removed personal information and marked the removed parts with a GREEN comment + type of information removed. Everything else matches the original letter.

2) We have never dealt with a company ORMED GmbH. The letter does not provide any usable information as to where the company might be located.

3) The second page of the invoice shows the word MUSTER in huge capital letters. MUSTER is German for the English term "Sample".

Since they do not specify what the supplies were, or when and how they were delivered, we cannot determine the validity of the invoice at all. The category can really comprise pretty much any medical supplies or material. For instance, compression stockings to combat the danger of thrombosis, a pair of crutches, or a wheelchair, to name only a few.

At best, I would call their invoicing incompetent because they fail to fulfill the minimum legal requirements for invoices in Germany. You can find a copy of requirements from the Frankfurt, Germany, Chamber of Commerce for your perusal (in German).

We sent an email asking for clarification to the folks of RZH and, strangely, they do not even have an automated confirmation of received email.

Not an encouraging sign for any company these days but it becomes outright disturbing when the business of the company is IT services.

After requesting transaction details, we sent another email informing them to have ORMED GmbH invoice us correctly in case they have a claim. Incompetent companies are awful enough, incompetent service providers are the pinnacle of awfulness.

Note by TheEditor: The K-Landnews team convinced J. S. to submit the post a couple of days before initially planned. The simple point of the matter is: if you send a crap invoice on the weekend but you yourself do not feel any need to work on a weekend, tough luck. Try to look up the options or preferences in your software to set outgoing snail mail to Monday through Wednesday AND YOU JUST might avoid messing with people's weekend.

This is an OCRed scan of the cover letter. We removed the name and address of the patient and marked this change by substituting "[edited: patient address removed]"

[Start OCR]

[edited: patient address removed]

                                                                       Wesel, den    13.08.2013

Rechnungsnummer: 002837720-2013080001

Um unseren Mandanten von der Schreibarbeit und Buchhaltung zu entlasten, wird Ihnen diese
Rechnung durch uns zugestelIt. Wir sind beauftragt, Sie zu bitten, den Rechnungsbetrag direkt
an uns zu überweisen. Die Forderung beruht aufabgetretenem Recht. Die schrifiliche
Abtretungserklärung liegt uns vor.

Gesetzlicher Anteil für Hilfsmittel                     9.04E
erbracht durch

Ormed GmbH                                          RZH-Kundennr:41167

Bitte zahlen Sie diese Rechnung sofort ohne jeden Abzug unter der obengenamten Rechnungs
nummer auf unser Konto  bei der Deutschen Apotheker - und Ärztebank in Düsseldorf.

Wichtige Kunden - Information:
Gemäß §33 Abs.8 in Verbindung mit §61  erster Satz des Sozialgesetzbuches V müssen Sie einen Teil
der Kosten für bestimmte Hilfsmittel selber in Form einer Zuzahlung tragen.
Sollten Sie von der Zuzahlung befreit sein, bitten wir um Zusendung einer Kopie Ihrer
Befreiungskarte mit Angabe unserer Rechnungsnummer.

Bankverbindung:
Deutsche Apotheker und Ärztebank in DüsseIdorf
Kontonummer   0305250005
BLZ:          300 606 01

RZH Rechenzentrum
für Heilberufe GmbH
Steuernummer:   5135 / 5703 /0208

[End of OCR]

Gemäß der Webseite http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer_national/rechnungsstellung_pflichtangaben/  ist eine einwandfreie Rechnung für Kleinleistungen folgendermassen zu erstellen.

       [Zitat]
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro brutto nicht übersteigt, so genannte Kleinbetragsrechnungen, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
• Steuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
  
  [Zitatende]